Een webinar organiseren is een super slimme tool om klanten te krijgen. En als creatieve ondernemer heb je vast zelf weleens live meegedaan aan een webinar. Eventueel heb je deze achteraf on demand bekeken, omdat het niet in een druk werkschema paste of heb je de term in de wandelgangen weleens horen vallen.

Nieuwsgierig als je bent, wil je graag weten wat deze marketingtool te bieden heeft. Een webinar organiseren kan ook voor jou deel uitmaken van slimme marketing en wie het goed aanpakt kan de aandacht van potentiële klanten krijgen. Daarom ga ik je helpen om een totaaloverzicht te krijgen wat een webinar is, hoe je ermee aan de slag kan en welke voordelen dit jou kan aanreiken.

 

Wat is een webinar?

Een webinar is erop gericht om zeer toegankelijk kennis over te dragen. Het is een online en dynamische vorm voor het geven van een presentatie aan potentiële klanten en het is belangrijk om vooraf goed het script door te nemen, zodat er een vlotte wisselwerking ontstaat tussen jou en de luisteraar ontstaat. Hiervoor gebruik je webinarsoftware, een presentatie en vertel je via beeld jouw marketingverhaal, zodat je ook een product kunt aanbieden. Vaak geef je een webinar live, waarin je de interactie met de deelnemers zoekt. Met tussentijdse peilingen of  vragen, geef je de ruimte om te reflecteren en te reageren.

 

De mogelijkheid om het op een later tijdstip terug te kijken

Door een opname te maken van het webinar is het mogelijk om het normaals te bekijken. Bij een replay is het webinar niet interactief, maar geeft toch veel ruimte om een kennis te delen en vragen te stellen. De ontwikkelingen staan op dit gebied niet stil, want jij kunt een opname delen en tegelijkertijd vragen beantwoorden. Of je krijgt een overzicht van de vragen die gesteld zijn in je mailbox, wat jou de mogelijkheid geeft om later te reageren op de deelnemers. Het is mooi om te zien dat de ontwikkelen op dit gebied zich razendsnel opvolgen, wat steeds meer mogelijkheden geeft.

 

Onderzoeken tonen aan dat een webinar een effectieve tool is om klanten te krijgen

Het is niet verrassend dat onderzoeken aantonen dat dit format niet mag ontbreken in een strategie rond sterke, externe communicatie die je inzet om klanten te krijgen. Wanneer je meerwaarde hebt kunnen betekenen voor jouw potentiële klanten in een webinar, kun je ze warm maken voor een betalend vervolg waarbij jouw expertise noodzakelijk is. Doe dus zeker een gepast commercieel aanbod in het webinar en in de communicatie nadien, zodat het de deelnemers uitnodigt orde volgende stap met jou te zetten. Zo verpak je de verkoop van lidmaatschappen, coaching sessies, andere diensten of producten door het aanbieden van toegankelijke informatie.

 

Voordelen van deze strategische communicatievorm:
  • Content uit video en interactieve leervormen is vandaag de norm en de communicatieboodschap wordt beter ontvangen.
  • Het digitale aspect maakt het voor de zender en ontvanger eenvoudig en snel om met elkaar te communiceren en de inhoud te delen. Een smartphone of laptop is genoeg om het webinar te volgen of te geven.
  • De infrastructuur die je als organisator benodigd om jouw regie over te brengen, beperkt zich tot een computer met vlotte online verbinding, een camera en een licentie voor webinarsoftware (bvb. Webinargeek).
  • De nodige analyses kunnen uitgevoerd worden door middel van de specifieke software, om de effectiviteit ervan te meten en bij te sturen op basis van jouw doelgroep.
  • De mogelijkheid om live met jouw doelpubliek in interactie te treden en nadien een ruim publiek te bereiken door de inhoud achteraf uitgesteld aan te bieden.
  • De zichtbaarheid en bekendheid van jouw onderneming verhoogt.
Zorg voor afwisseling in je webinar

Hou rekening met een aandachtsboog die afneemt naargelang de tijd. Je kan dit bewerkstelligen door de boodschap op te delen en met een bepaald interval de focus opnieuw te verhogen. Een andere vaak toegepaste methode is het houden van een poll bij de volgers. Concreet kan je peilen naar wat de opinie is over een bepaald ontwerp. Of vraag welke voorkeur zij hebben en test of ze het antwoord kennen op een vraag waar jouw onderneming een oplossing bij kan bieden. Zelf vind ik dit het leukste van een webinar geven, omdat je op deze manier écht de connectie maakt met de luisteraar. Het lijkt net of je alleen tegen een scherm zit te praten, maar dit stuk in een webinar maakt energetisch de connectie met de luisteraar.

Hoe bouw je een webinar op?

Beperk het kennisgedeelte tot circa 30 minuten, eventueel uitgebreid met het beantwoorden van enkele vragen achteraf. Stel jezelf voor en deel je verhaal, maar niet zo nadrukkelijk dat het de algemene boodschap overschaduwt. Niemand zit te wachten op een verhaal van een half uur dat alleen over jou gaat. Uiteraard doe je jouw aanbod en nodig je de deelnemers uit om de volgende stap met jou te zetten. Dit kan je product gelijk zijn of een eerste kennismakingsgesprek. Doe wat voor jou goed voelt. Let er wel op dat dit proces soepel verloopt en dat mensen zich direct kunnen aanmelden als ze in het webinar zitten. De meeste webinarsoftware heeft de mogelijkheid om dit in het scherm op te laten poppen, waardoor mensen gelijk over kunnen gaan tot actie.

Wat doe je met de vragen die gesteld worden in een webinar?

Het interactieve aspect van vraag en antwoord voegt enigszins een onzekere factor toe. Wat gaan ze vragen en kun je daar gelijk live antwoord op geven? Bereid je voor door zelf op voorhand een lijstje uit te werken met vragen die voor de hand liggend zijn op basis van de gebrachte inhoud. Je kunt ook vragen of een VA (virtuele assistent) je helpt en de inkomende vragen screent, zodat ze direct in de chat beantwoord worden. Hou er rekening mee dat je vooral de vragen die bezwaren weghalen om in je vervolgaanbod te stappen, live in het webinar beantwoordt. Op deze manier hoort iedereen het antwoord en help je ook de luisteraar die twijfelt, maar die geen vragen durft te stellen. Deel ook enthousiast als je ziet dat mensen meedoen. Natuurlijk ben je er zelf heel blij om, want daar geef je het webinar voor... maar ook geef je de luisteraar de bevestiging dat het een goede stap is om het vervolg aan te kopen.

 

Hoe krijg deelnemers als je een webinar organiseert?

Als je kiest voor een live webinar, dan is het belangrijk om vooraf de deelnemers te bereiken, enthousiasmeren en ertoe aan te zetten om de sessie live te volgen. Zend daarom tijdig de uitnodiging, aangevuld door een herinnering enkele dagen vooraf, zodat je een prominente plaats in de kalender van de drukbezette ondernemer krijgt. Houd uiteraard rekening met de gemiddelde beschikbaarheid. Daarnaast zet je meerdere communicatiemiddelen in om nieuwe deelnemers te bereiken. Denk aan een nieuwsbrief, advertenties op social media, vermelden op je website, een mailcampagne… de mogelijkheden zijn legio.

 

Bereid je voor op je webinar

Voor de start van het webinar check je nog even of alles werkt. Doe de techniek het, staat het presentatiemateriaal klaar en werkt je camera? Alvorens live in de ether te gaan, heb je jezelf uiteraard vertrouwd gemaakt met webinarsoftware. Niks is zo vervelend dan live niet weten hoe het werkt en in de techniekpaniek te schieten. Vaak geef ik de tip om ook het script te doorlopen en uit te proberen op een publiek wat je vertrouwd. Aarzel niet om op basis van deze dry run(s) bij te schaven met betrekking tot de inhoud, duur en dynamiek. Wanneer alles op punt staat, kun je met vertrouwen en zonder onzekerheden de livestream tegemoet zien.

 

Begin iets eerder met het webinar

Start de mogelijkheid om in te loggen op je webinar 15 minuten van tevoren, zodat de deelnemers ook rustig de boel kunnen opstarten. Zij moeten soms ook zoeken naar knopjes en ontdekken hoe het werkt. Op deze manier kunnen ze rustig aan het webinar beginnen. Een passend startscherm, bijhorende achtergrondmuziek en een aftelklok doen jouw bedrijf professioneel en goed voorbereid overkomen. Ga vanzelfsprekend stipt op tijd van start en houd je aan het scenario. Na afloop stel je de webcast beschikbaar van de deelnemers en verzoekt hen eventueel om feedback aan de hand van een poll of testimonial.

 

Wat doe je na het webinar?

Het beantwoorden van de gestelde vragen die je niet live kon beantwoorden, komt eveneens respectvol over. Je kunt dit via de chat doen op social media of door een berichtje op What's app  in te spreken. Mijn ervaring is dat de deelnemers dit enorm waarderen en geeft jou een krachtig instrument om eventueel in het gesprek nogmaals je aanbod te doen. Uiteraard volg je op via e-mailmarketing en weet dat dit een krachtige tool is om klanten uit te nodigen om te kopen. 20% koopt direct in het webinar. 80% koopt vanuit de follow up.

 

Heb aandacht voor de cijfertjes van het webinar

Zodra het doel bereikt lijkt, willen veel creatieve ondernemers het nog wel eens nalaten om te evalueren. Het volgende idee giert al weer door het brein. Maar dat zou een gemiste kans zijn.

Niets sluit uit dat deze vorm van communicatie heel succesvol kan zijn en dan wil je dit later graag herhalen. Overschouw dus of de voorbereiding en de uitvoering naar wens verlopen zijn en welke verbeterpunten er zijn. Laat je daar ook zeker bij ondersteunen door de betere webinarsoftware. Data is kennis, en kennis is geld. Meet het aantal registraties en effectieve deelnemers om het bereikte doelpubliek juist te beoordelen. Reageerde deelnemers op je poll? Stapte ze in of was er een punt dat de deelnemers afhaakten?

 

Ga een webinar organiseren en ervaar deze leuke manier van communicatie

Het organiseren van een webinar is heerlijk en voor mij is het uitgegroeid naar één van de leukste onderdelen van mijn business. Dat gun ik jou ook. Vind je het toch lastig om te starten met het geven van webinars of heb je nog vragen? Ik heb een waardevolle training 'Winnen met webinars' gemaakt en daar krijg je alle tools waardoor jij binnenkort je webinar kunt gaan geven. Pak het op en mis deze mooie kans om klanten te krijgen niet.